Todo gestor deve buscar constantementetécnicas de aperfeiçoamentoque melhorem sua gestão.E em um mundo empresarial tão competitivo ganha destaque quem é capaz de gerir com excelência minimizando custosmelhorando a performance aumentando a lucratividade e a satisfação de seus clientes. Nesse sentido oplanejamento estratégicose torna essencial e para executá-lo de forma eficaz é quase uma obrigação de todo gestor conhecer ociclo PDCA uma ferramenta de gestão eprodutividademuito utilizada no mundo todo. Pensando nesses gestores que desejam praticar uma gestão de excelência nós daMetadados empresa que desenvolve e oferece sistemas para a gestão de RH elaboramos este artigo que irá conceituar o papel e o funcionamento do ciclo PDCA enfatizando a importância das suas etapas. Confira! O que é o ciclo PDCA? Criado em 1930 pelo físico norte-americano Walter A. Shewhart o ciclo PDCA foi popularizado no mundo todo a partir da década de 50 pelo professor americano William Edwards Deming reconhecido por sua importância para a melhoria dos processos produtivos dos Estados Unidos durante a segunda Guerra Mundial. O PDCA é uma sigla em inglês paraPLAN-DO-CHECK-ACT que tem como significadoPLANEJAR-FAZER-VERIFICAR-AGIR.Isto é trata-se de uma metodologia uma ferramenta de gestão que segue as quatro etapas com o intuito de melhorar os processos e os produtossempre de forma contínuasem intervalos ou interrupções. A repetição é a base dessa ferramenta que tem o objetivo de tornar todo processo de gestão de uma empresa mais claro ágil e assertivo. Ele pode e deve ser utilizado em qualquer segmento empresarial como uma maneira de alcançar altos níveis de gestão. O ciclo PDCA também é conhecido comociclo de Shewharteciclo de Deming justamente por ter sido criado e difundido por eles respectivamente. O que fazer em cada etapa do ciclo PDCA? Como o próprio nome diz o PDCA é umcicloe como todo processo cíclico é composto por diversas atividades que devem ser regulares programadas e sem um fim determinado. Assim o ciclo deve respeitar uma ordem no caso a ordem da sigla. Isto quer dizer que todo o processo deve iniciar com oPlanejamento(P) quando o gestor precisa desenhar sua estratégia tendo como base informações e dados reais. Em seguida o gestor precisaFazer(D) pôr em prática tudo que planejou. Após deveVerificar(C) avaliar o andamento das ações e se foremnecessários ajustes deveráAgir(A) aplicar uma ação de correção. E assim sucessivamente. Mas para melhor entendermos esse ciclo vamos detalhar todas as quatro etapas separadamente. Confira: P (Plan= planejar) Esta deve ser uma das principais etapas do ciclo. É neste primeiro passo da aplicação do PDCA que o gestor deve traçar um planocom base na política e nas diretrizes da empresa além de desenvolver uma estratégia que garanta solucionar as questões apontadas como obstáculos/problemas. A partir desse plano é importante que o gestor considere o estabelecimento dos objetivos do ciclo o caminho para atingir esses objetivos e o método que será utilizado para isso. Por essa razão esta etapa é tão importante pois somente o planejamento é capaz de evitar perdas e falhas nas próximas fases do ciclo. Resumindo esta etapa deve ser composta pelos seguintes passos: identificação do problema estabelecimento de metas análise do fenômeno análise do processo e plano de ação. D (Do= fazer) Depois que o planejamento estiver bem detalhado e estruturado é o momento de colocá-lo em prática.É preciso executar todas as ações previstas dentro do plano de ação. Para isso é extremamente necessária uma equipe engajada e proativa que deve ser acompanhada para que em nenhum momento o planejamento seja alterado. C (Check= verificar) Após elaborar o planejamento e executá-lo o gestor precisa monitorar as ações verificando se os resultados estão sendo alcançados. Nesta etapa é necessário confrontar o que foi planejado com o que está sendo obtido além de avaliar o processo como um todo. É indicado que sejam feitos relatórios ao longo de períodos pré-estabelecidos com o objetivo de consolidar esses resultados. A (Act=agir) Até aqui já foi planejado executado e verificado. Porém não bastaria verificar e identificar as falhas do ciclo e não corrigi-las. Então este é o momento de agir. É a hora de traçar novos planos de ações com foco na melhoria da qualidade dos procedimentos objetivando a correção dessas falhas a fim de aprimorar o processo e obter lucro. Por que aplicar na minha empresa? É notável que o ciclo PDCA é uma das principais ferramentas de gestão do universo empresarial já que permite de forma contínua ocontrolede todos os processos desenvolvidos dentro de uma corporação. Nesse sentido existem diversos motivos para aplicar essa técnica em empresas que visam uma gestão de qualidade como: Reconhecimento das melhorias:por meio do ciclo PDCA a empresa consegue identificar outras maneiras de solucionar determinados problemas. Isso é possível porque as etapas são aplicadas de forma cíclica e contínua e a cada novo ciclo é possível identificar os erros e aplicar melhorias. Tomada de decisão mais assertiva:o ciclo permite que todas as decisões sejam tomadas de forma mais cautelosa e consequentemente assertivas. Ou seja o processo cíclico exige seguir todas as etapas o que pode demorar um pouco mais do que o normal. Assim os gestores acabam se educando a serem mais pacientes durante esse processo de melhoria e torna a tomada de decisão menos impulsiva. Contenção dos custos:o processo do ciclo PDCA inicia com o planejamento. Assim nas etapas seguintes só deverão ser executadas as ações previstas nesse planejamento correto? Sim! Essa ordem do processo evita que recursos da empresa sejam desperdiçados contendo os custos. Mensuração dos resultados:essa ferramenta permite de forma mais clara e objetiva mensurar os resultados obtidos pois só é possível gerenciar o que se pode medir concorda? Opções de aplicação:além de poder ser implantado na empresa como um todo o ciclo PDCA pode ser adotado por alguns setores e departamentos por exemplo. Ou até um experimento para depois ser implantado na empresa toda. Cuidados necessários Ainda que o ciclo seja intuitivo e de fácil aplicação é preciso que o gestor tome alguns cuidados para que seu trabalho não seja desperdiçado. O principal deles é que se deve adotar e obedecer ao ciclo por completo evitando atitudes como: fazer sem planejar; encerrar após o ciclo completar uma volta; executar e não checar; planejar executar checar mas não agir corretamente; definir metas e não ter uma equipe treinada para executar e não dominar o método. Aqui naMetadados o PDCA é um processo de gestão que tem dado muitos resultados. Uma ferramenta muito utilizada para comprovar sua eficiência é nosso sistema deAnalytics que nos possibilita acompanhar os dados em tempo real. Considerações O ciclo PDCA possibilita às empresas atransformação de problemas em oportunidades de melhorias. Assim como os indicadores o PDCA apresenta onde se está errando o que precisa ser melhorado e aponta para uma ação. Desse modo o ciclo torna a gestão mais eficiente e com resultados mais evidentes. Você gostou de conhecer mais uma ferramenta para qualificar sua gestão? 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