A inclusão do processo trabalhista no eSocial impacta a rotina do RH já que altera a forma como são tratadas as informações de reclamatórias na Justiça do Trabalho. A mudança que vale a partir de janeiro de 2023 contempla o principal objetivo do eSocial que é substituir obrigações trabalhistas previdenciárias e tributárias por um único sistema. Além disso o mesmo layout traz novidades sobre a inclusão do IRRF na DCTFWeb. Saiba mais sobre o assunto no artigo preparado por especialistas da Metadados empresa referência em sistemas para RH. Acompanhe: Cronograma do processo trabalhista no eSocial O processo trabalhista é enviado ao eSocial na versão S-1.1 do programa. É a primeira mudança de layout após a vigência exclusiva do eSocial Simplificado com a criação de quatro novos eventos que detalhamos a seguir. S-2500 - Processo Trabalhista; S-2501 - Informações de Contribuições Decorrentes de Processo Trabalhista; S-3500 - Exclusão de Eventos - Processo Trabalhista; S-5501 - Informações de Tributos Decorrentes de Processo Trabalhista. A versão final do layout já está disponível e tem o seguinte cronograma de implantação: Ambiente de produção: 16/01/2023 Período de convivência entre versões S-1.0 e S-1.1: até 19/03/2023 É importante destacar que os novos eventos são aceitos somente na versão S 1.1. Para os demais durante o período de convivência as regras de validação serão aquelas da versão em que o evento foi enviado. Além disso a partir de 16/01/2023 as tabelas do eSocial vigentes - relacionadas no Anexo I do layout - serão as da versão S-1.1 independentemente da versão do evento transmitido. Qual o prazo para o envio do processo trabalhista ao eSocial? É importante destacar que há um marco temporal para os processos trabalhistas que devem ser informados ao eSocial: 1º de janeiro de 2023. Ou seja as informações que devem constar nos novos eventos são aquelas relativas aos: a) processos trabalhistas cujas decisões transitaram em julgado do dia 1º/01/2023 em diante; b) acordos judiciais homologados a partir de 1º/01/2023; c) processos cuja decisão homologatória dos cálculos de liquidação foi proferida a partir de 1º/01/2023 mesmo que seu trânsito em julgado tenha ocorrido em data anterior; e d) acordos no âmbito de CCP ou Ninter celebrados também de 1º/01/2023 em diante. A partir disso o prazo de envio do evento ao eSocial é até o dia 15 do mês subsequente. Ou seja um processo trabalhista que tenha acordo ou decisão publicada por exemplo no dia 25/01/2023 deve ser enviado ao eSocial até 15/02/2023. Da mesma forma um processo que teve trânsito em julgado em 2022 mas a sentença homologatória dos cálculos de liquidação somente foi publicada em 1º/02/2023 também deve ser enviado ao eSocial até 15/03/2023. Fases do processo trabalhista Antes de abordar os novos eventos vamos lembrar as etapas de um processo trabalhista e esclarecer como ele se relaciona com o eSocial. Em linhas gerais uma reclamatória trabalhista é composta pelas seguintes fases: Somente após a liquidação da sentença quando todos os recursos foram esgotados e o processo transita em julgado (ou seja o teor da ação já está decidido) é que o empregador é intimado a cumprir a decisão. Então as informações devem ser enviadas ao eSocial. Normalmente as ações trabalhistas envolvem o pagamento de valores ao empregado e o recolhimento de contribuições por parte da empresa. Esses cálculos são feitos no decorrer do processo e homologados pelo juiz. À empresa cabe pagar e comprovar os depósitos já que o processo só consta como encerrado quando o pagamento for feito. É dessa etapa que tratam os novos eventos do eSocial que veremos a seguir. Como informar processo trabalhista no eSocial? Ao todo o novo layout traz quatro novos eventos: um para envio de informações da reclamatória outro para valores de contribuição um evento para exclusão e outro de retorno do eSocial. Vamos saber mais sobre eles: S-2500 - Processo Trabalhista O S-2500 é o evento do eSocial que registra as informações de processos trabalhistas na Justiça do Trabalho e também de acordos celebrados nas Comissões de Conciliação Prévia (CCP) e nos Núcleos Intersindicais (Ninter). Neste evento são prestadas informações cadastrais e contratuais relativas ao vínculo às bases de cálculo para recolhimento de FGTS e da contribuição previdenciária do RGPS. Quem está obrigado: todo declarante que em processos trabalhistas ou em demandas submetidas à CCP ou Ninter for obrigado a reconhecer ou alterar informações relativas a vínculo trabalhista ou recolher FGTS e contribuição previdenciária correspondentes. Importante: enquanto o FGTS Digital não entra em vigor ainda é necessário gerar GFIP 650 para recolher FGTS. Prazo de envio: até o dia 15 (quinze) do mês subsequente à data: a) do trânsito em julgado da decisão líquida proferida no processo trabalhista; b) da homologação de acordo judicial; c) da decisão homologatória dos cálculos de liquidação da sentença; ou d) da celebração do acordo celebrado perante CCP ou Ninter. Importante: O evento não deve ser utilizado para prestação de informação relativa a processos de trabalhadores vinculados ao RGPS ou ao RPPS que sejam da competência da Justiça Comum ou Justiça Federal. Ou seja somente para ações da Justiça do Trabalho. O marco temporal para envio dos processos trabalhistas ao eSocial é 1º de janeiro de 2023. Isso significa que devem ser informados independentemente do período abrangido pelas decisões/acordos as informações relativas aos processos trabalhistas que transitaram em julgado após essa data. A mesma regra se aplica aos acordos celebrados no âmbito do Núcleo Intersindical de Conciliação Trabalhista (Ninter) e das Comissões de Conciliação Prévia Trabalhista (CCP) celebrados após 1º de janeiro e 2023. O evento deve ser enviado pelo responsável pelo pagamento da condenação ainda que não seja o empregador como no caso de responsabilidade indireta (subsidiária ou solidária). O evento S-2500 tem processamento independente dos demais eventos do eSocial não interferindo na rotina mensal da folha de pagamento nem nos registros trabalhistas constantes do Registro de Eventos Trabalhistas (RET). Porém caso a decisão judicial determine a alteração de informações constantes do RET será necessário o envio da retificação do evento original correspondente. Isso quer dizer que se um processo trabalhista teve como resultado o reconhecimento de vínculo trabalhista é preciso fazer isso através de um processo de admissão e em seguida enviar o evento de processo trabalhista. Este evento deve ser enviado mesmo quando não houver Contribuição Previdenciária FGTS ou Imposto de Renda a recolher. Como recolher INSS de processo trabalhista no eSocial? Com a inclusão dos processos trabalhistas no eSocial as contribuições previdenciárias devidas a partir de decisões da Justiça do Trabalho passam a ser declaradas via DCTFWeb. Na prática é a substituição da Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia de Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social destinada a esse fim a GFIP 650 após a vigência do FGTS Digital. Além disso também há impacto na forma de recolhimento do imposto de renda retido na fonte (IRRF) relativo aos valores de processos. Vamos saber mais sobre o evento que permite isso: S-2501 - Informações de Contribuições Decorrentes de Processo Trabalhista É o evento que informa os valores do imposto de renda retido na fonte e das contribuições previdenciárias inclusive as destinadas a Terceiros. Esses valores incidem sobre as bases de cálculo constantes das decisões condenatórias e homologatórias de acordo proferidas nos processos da Justiça do Trabalho nos acordos celebrados nas Comissões de Conciliação Prévia (CCP) e nos Núcleos Intersindicais (Ninter) que foram informados no evento S-2500. Quem está obrigado: todo declarante que em função do decidido nos processos trabalhistas ou nas demandas submetidas à CCP ou aos Ninter for obrigado a recolher as contribuições previdenciárias e as destinadas a Terceiros e/ou o imposto sobre a renda retido da pessoa física. Prazo de envio: até o dia 15 do mês subsequente ao do pagamento referido na decisão/acordo proferida no processo trabalhista ou no acordo celebrado perante a CCP ou Ninter. Importante: Este evento não deve ser enviado se não houver contribuição previdenciária ou imposto de renda incidente a recolher. Deve ser enviado um evento S-2501 para cada processo trabalhista independentemente do número de trabalhadores incluídos nesse processo como parte. Porém se a decisão judicial ou acordo autorizar o pagamento dos valores devidos em parcelas para cada parcela quitada será transmitido um evento S-2501 a fim de registrar a competência e as respectivas informações dos tributos (base de cálculo e valor dos tributos) que estão sendo quitadas em cada parcela. Como vimos este evento só deve ser enviado quando houver contribuição previdenciária ou imposto de renda a recolher. Dessa forma nos casos em que houver depósito judicial que garanta a integralidade do recolhimento desses tributos não é necessário o envio deste evento pois o recolhimento será feito mediante ordem judicial. Caso o depósito judicial não abranja a integralidade do recolhimento dos tributos este evento deve ser enviado com os valores remanescentes. Para saber mais preparamos um infográfico sobre os eventos do processo trabalhista: Outros eventos relacionados S-3500 - Exclusão de Eventos - Processo Trabalhista Esse evento serve exclusivamente para tornar sem efeito um evento S-2500 ou S-2501 enviado indevidamente. Quem está obrigado: o declarante quando necessitar tornar sem efeito um determinado evento S2500 ou S-2501. Prazo de envio: sempre que necessária a exclusão de algum evento S-2500 ou S-2501 enviado indevidamente. Importante: A exclusão implica a perda dos efeitos jurídicos relativos ao cumprimento da obrigação de prestar informações ao eSocial dentro dos prazos estabelecidos. A exclusão de um evento S-2500 (informações da ação) não pode ser efetuada se houver um evento S-2501 (valores da ação) que faça referência a ele. Ou seja para a exclusão do evento S-2500 deve-se excluir primeiramente o evento S-2501 a ele vinculado. S-5501 - Informações de Tributos Decorrentes de Processo Trabalhista É um evento de retorno do eSocial para o evento de S-2501. O objetivo é mostrar ao declarante com base nas informações transmitidas os tributos apurados as contribuições previdenciárias as contribuições devidas a outras entidades e fundos e o imposto sobre a renda da pessoa física retido na fonte. O retorno ocorre na medida em que o evento S-2501 ou o evento S-3500 (quando excluir o S-2501) forem processados com a devida integração à DCTFWeb. O retorno com sucesso do evento S-2501 importa o envio dos créditos tributários apurados para o Portal da DCTFWeb no ambiente da RFB. O sistema utiliza as informações declaradas e apura o valor das contribuições previdenciárias e do imposto sobre a renda retido na fonte por código de receita (CR) conforme Tabela 29. IRRF na DCTFWeb e substituição da DIRF Como vimos o novo layout do eSocial também está relacionado à substituição da SEFIP/GFIP. A versão S-1.1 incorpora os ajustes necessários para a inclusão do Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF) na DCTFWeb. Ou seja os eventos remuneratórios S-1200 e S-1210 são alterados para permitir o recolhimento do IRRF o que atualmente ocorre via DARF 0561. Porém as mudanças previstas pela Minuta da Nota de Documentação Evolutiva v. S-1.0 (NDE 01/2021) são atendidas apenas parcialmente. Isso porque ainda não será possível fazer a substituição completa da Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte. A DIRF não será substituída no ano-base 2023 mas sim com as informações relativas ao ano de 2024 que seriam declaradas em 2025. Uma nova alteração de layout a ser publicada no início de 2023 deve contemplar definitivamente as alterações necessárias para a substituição da declaração pelo eSocial. Perguntas e respostas sobre processo trabalhista no eSocial Por ser uma tarefa nova ainda há muitas dúvidas sobre o processo trabalhista no eSocial. Respondemos algumas delas a seguir: Quem é o responsável pelo envio do processo trabalhista ao eSocial? Perante ao eSocial o empregador é o responsável pelo pagamento da condenação e comprovação do pagamento. Isso significa que a informação precisa ser enviada mas a definição da atribuição cabe a cada empresa (semelhante ao que ocorre com os eventos de Saúde e Segurança do Trabalho). Ou seja é recomendável discutir internamente se essa será uma tarefa do RH ou do setor jurídico por exemplo. É necessário enviar o histórico de ações trabalhista ao eSocial? Não. Os eventos a serem enviados são relativos somente aos processos com decisão ou acordo publicados a partir de 16 de janeiro de 2023. Como fazer um reconhecimento de vínculo ou admissão retroativa no eSocial? A admissão retroativa é uma das situações que geram dúvidas em relação ao eSocial. Isso porque tradicionalmente o envio do evento S-2200 - Cadastramento Inicial do Vínculo e Admissão/Ingresso do Trabalhador deve ser feito até um dia antes do ingresso do trabalhador na empresa. Ou seja se o empregado começar a trabalhar no dia 10 de março o S-2200 deve ser enviado até 9 de março por exemplo. Porém o S-2200 não é utilizado para trabalhadores sem vínculo empregatício com a organização e nem para profissionais sob o regime estatutário. Mas se o reconhecimento de vínculo trabalhista com data retroativa for determinado por via judicial é necessário enviar essa informação ao eSocial. Nesse caso o RH deve gerar normalmente o S-2200 cadastrando os dados do empregado e informando a data de início do vínculo indicado no processo trabalhista. Só então é possível enviar o S-2500 relativo à ação judicial. Existem outras situações relativas ao processo trabalhista no eSocial que impactam eventos anteriores como o S-2300 o S-2299 e o S-2399. 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