Qualificação cadastral do eSocial: saiba a importância e como fazer
A qualificação cadastral do eSocial é uma etapa importante da admissão de um empregado. Ela identifica divergências entre os registros internos das empresas e o Cadastro de Pessoas Físicas (CPF). É o processo de validação dos dados cadastrais dos trabalhadores na base do empregador, que pode evitar problemas futuros.
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O que é a qualificação cadastral do eSocial?
A qualificação cadastral é a verificação do nome, data de nascimento e CPF do trabalhador para utilização no eSocial. O processo ocorre antes da admissão e otimiza a gestão de dados, tornando-a mais segura, correta e unificada. Além disso, facilita o acesso a benefícios por parte do empregado.O eSocial é o programa do governo federal que unifica e dá transparência às informações trabalhistas, tributárias e previdenciárias. Portanto, é necessário que a correção dos dados enviados seja uma garantia desde o primeiro momento. E é por esse motivo que a qualificação cadastral é tão importante.
Qualquer divergência nas informações cadastrais impossibilita o envio dos eventos de admissão e cadastramento inicial ao eSocial. São eles: S-2190, S-2200, S-2205, S-2300, S-2400 ou S-2405. Por isso, nome, data de nascimento e CPF do trabalhador precisam estar corretos na base do governo e na base do empregador.
NIS na qualificação cadastral
Desde a vigência do eSocial Simplificado, em 2022, o Número de Identificação Social (NIS) deixou de ser exigido na identificação do trabalhador. Assim, inconsistências na base do PIS/PASEP/CNIS deixaram de ser impeditivas para o envio dos eventos de admissão e cadastramento inicial. A validação de consistência dos dados cadastrais passou a ser feita exclusivamente na base do CPF.
Apesar de o eSocial não usar mais o NIS, a qualificação cadastral é importante para que os eventos sejam usados corretamente pelo Cadastro Nacional de Informações Sociais (CNIS). Isso é importante principalmente para trabalhadores que já possuíam vínculo anterior ao eSocial. Eles podem ter dificuldade para acessar benefícios como previdência e FGTS em caso de inconsistência de dados.
Para os trabalhadores que ingressam no mercado de trabalho após a dispensa do NIS no eSocial, a qualificação do cadastro deve ser feita apenas do CPF. Porém, a ferramenta de qualificação ainda exige o preenchimento do campo. Para fazer a consulta dos dados de trabalhadores que não possuem NIS, é possível informar um número padrão: 13333333332. Nesse caso, é importante saber:
Como fazer a consulta de qualificação cadastral
A qualificação cadastral é realizada em uma ferramenta que identifica possíveis divergências entre os dados do trabalhador e os constantes no CPF e CNIS (Caixa, Receita, INSS). Para isso, devem ser informados:
Há dois tipos de qualificação cadastral:
Consulta online: indicada para um número menor de trabalhadores. Permite até 10 pesquisas diretas por vez, com resultados mais rápidos. Pode ser utilizada por empregados, empregadores, contribuintes individuais, etc.
Consulta em lote: feita por meio de envio de arquivo padronizado, conforme layout do sistema. É indicada no caso de consulta de grande quantidade de trabalhadores. Para isso, é obrigatório o acesso por meio de certificado digital.
É possível solicitar que o próprio trabalhador faça a consulta de qualificação cadastral, já que é ele quem deve encaminhar a correção em caso de inconsistência. Porém, é comum que essa seja uma tarefa do profissional responsável pela admissão e registro do funcionário na empresa, uma vez que o próprio sistema de RH encaminha a validação. Soluções voltadas à admissão digital também cumprem essa etapa automaticamente, como veremos a seguir.
Após a verificação cadastral, a ferramenta emite o resultado sobre a validação de cada campo informado com os dados constantes das bases CPF e CNIS. No caso de divergência, são apresentadas as orientações para a correção.
Os trabalhadores costumam ter dúvida sobre como emitir o comprovante de qualificação cadastral. Não há um documento específico. Caso a empresa solicite alguma comprovação, uma captura de tela ou print da página de resultado da ferramenta deve bastar.
O que fazer em caso de erro na qualificação cadastral
Caso haja indicação de erro ou divergência na qualificação, o trabalhador deve seguir a orientação gerada pela ferramenta para regularizar a situação cadastral. Algumas possibilidades são:
Sobre o CPF, que pode constar como "suspenso", "nulo" ou "cancelado" ou com nome e data de nascimento divergente: regularização junto à Receita Federal.
Em relação ao NIS, que pode constar com CPF ou data de nascimento divergentes: regularização junto ao órgão responsável pelo cadastro (INSS, Caixa Econômica Federal ou Banco do Brasil).
Importante: As alterações cadastrais efetuadas são reconhecidas pelo eSocial em até sete dias após o ajuste.
Como a admissão digital pode facilitar a qualificação cadastral
A admissão digital automatiza e facilita etapas da contratação de um funcionário. Em resumo, significa que o novo colaborador pode enviar os documentos necessários de forma online, por computador ou celular. Na outra ponta do processo, a empresa recebe, armazena e trata a documentação também de forma digital.
O sistema também faz a qualificação cadastral do empregado junto ao eSocial. Com toda a documentação encaminhada e validada, o colaborador é integrado automaticamente ao sistema de folha de pagamento. Além disso, os dados cadastrais necessários para o evento de admissão, o S-2200, estarão prontos para serem enviados ao eSocial.
A legislação exige que essa etapa seja cumprida até o dia anterior ao início do contrato. Não são permitidas admissões com datas retroativas, uma prática comum até a vigência do eSocial que hoje é sujeita a multas.
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