O final de ano está quase chegando e mais uma vez é uma época de muita correria para o setor de Recursos Humanos e Departamento de Pessoal. Afinal nos meses de outubro a dezembro (e em algumas empresas janeiro do ano seguinte) há muitas obrigações legais da empresa que precisam ser cumpridas. É preciso fazer cálculos de benefícios (além do cálculo habitual da folha de pagamento) ficar atento a datas-limite e existe uma demanda maior dos colaboradores por informações. Tudo isso consome o tempo da sua equipe de RH e se você não estiver bem organizado para completar as atividades no prazo a empresa ainda pode ser penalizada. Mas não se preocupe! Neste artigo nós daMetadadosempresa que desenvolve e oferece sistema para a gestão de RH vamos abordar com detalhes todas as obrigações legais que você deve cumprir nos próximos meses explicando o que são e como devem ser executadas.Acompanhe! Quais são as obrigações legais de final de ano das empresas? Vamos começar pelo básico e levantar quais são as obrigações legais que sua empresa precisa cumprir em relação às atividades de Recursos Humanos no período de final de ano. Se fizermos uma lista ela vai incluir 2 itens principais: o pagamento do13º salárioe a organização dasférias coletivas se houver. Neste artigo vamos focar principalmente nestes itens já que são os mais complexos e causadores de muitas dúvidas tanto entre profissionais de RH quanto entre os trabalhadores em geral. Talvez na sua empresa essa lista seja bem maior. Ela pode incluir por exemplo o pagamento doPrograma de Participação nos Lucros e Resultados. Em algumas empresas esse processo ocorre no final do ano após a apuração dos lucros em um determinado período comercial; em outras o pagamento acontece mais cedo atendendo a uma data determinada pela convenção coletiva. É interessante notar que essa diferença pode até mesmo afetar o valor do bônus PLR. Quando há tempo para fazer a apuração do lucro da empresa o bônus pode ser proporcional a esse valor; por outro lado quando não há como buscar essa informação para realizar o pagamento o bônus pode estar vinculado a uma porcentagem fixa do salário bruto do funcionário. Essa porcentagem seja sobre os lucros ou sobre o salário também é estipulada peloacordocoletivo. Outro item que pode entrar na lista de obrigações legais da empresa nos meses finais do ano é a de dar início à preparação doInforme de Rendimentos de seus funcionários. Essa é uma tarefa extremamente importante porque sem esse documento os trabalhadores podem ter problemas ao fazer sua Declaração do Imposto de Renda no ano seguinte. Por esse motivo existe um prazo para que as empresas entreguem o Informe a todos os empregados que vai em geral até o fim do mês de fevereiro do ano seguinte ao período declarado. Caso a empresa não faça essa entrega dentro do prazo ou emita informes incorretos ela fica sujeita a punições legais. A principal delas é uma multa no valor de R$ 4143 por funcionário cujo informe está irregular. Vale a pena lembrar que é obrigação da empresa fornecer o Informe de Rendimentos também aos funcionários que foram desligados no período. Algumas empresas também vão incluir ainda outros itens envolvendo possíveis benefíciosde final de ano à lista de atividades do setor de Recursos Humanos nos meses de outubro a dezembro. Trata-se de algo opcional não previsto em lei e cujo descumprimento portanto não iránecessariamente acarretar em penalidades como multas. Alguns exemplos são as empresas que oferecem um cartão do tipo vale para compra de presentes de Natal como já é oferecido pela empresa Alelo ou uma cesta básica especial de Natal. Entretanto mesmo que essas não sejam obrigações legais da empresa a equipe de RH precisa estar muito atenta a seu cumprimento. Uma vez que a empresa estabelece um compromisso com seus funcionários seja formal ou informalseu descumprimento pode causar uma forte tensão entre as partes. Precisamos lembrar que o trabalho desse setor vai muito além da administração de pessoal e passa pela verdadeira gestão estratégica de pessoas buscando trabalhar questões-chave como motivação e engajamento dos funcionários. Dessa forma seria muito grave que uma falha do próprio RH afetasse negativamente o sentimento dos colaboradores em relação à empresa. Em resumo mesmo que não se tratem de obrigações legais essas tarefas também precisam receber prioridade da equipe para que sejam completadas de maneira eficiente ágil e com qualidade. Férias Coletivas: como funcionam Agora que você já viu alguns dos itens que podem integrar a lista de tarefas do setor de RH nos meses finais do ano vamos entrar no tema principal deste artigo focando nos 2 itens que costumam trazer maior complexidade. O primeiro deles são as férias coletivas. Diferentemente das férias comunsas férias coletivas são oferecidas simultaneamente a todos os colaboradores da empresa ou pelo menos de um certo setor ou unidade. Esse recurso é usado para que a empresa possa reduzir seus custos parando as atividades em um período no qual a procura dos clientes é baixa. Um exemplo clássico é a indústria automotiva que tradicionalmente interrompe a produção no mês de dezembro. É importante ressaltar que esse recurso não é somente útil para as finanças da empresa mas também é muito importante para o próprio funcionário. Afinal com a aplicação das férias coletivas a empresa consegue manter sua viabilidade financeira o que muitas vezes previne o uso do desligamento como ferramenta para cortar custos. Geralmente quando falamossobre férias coletivas lembramos o período definal do ano porque é o cenário mais comum. Porém esse recurso pode ser acionadoa qualquer momento durante o ano de acordo com as características de sazonalidade do segmento de mercado em que a empresa atua seja por conta das festas de final de ano do verão do inverno da páscoa entre outros períodos que interferem diretamente na produção e comercialização de determinados produtos ou serviços e consequentemente na demanda ou escassez de mão de obra. A legislação estabelece que as férias coletivas podemser gozadas em até 2períodos anuais distintos desde que nenhum deles seja inferior a 10dias corridos (art. 139 da CLT). Assim também serão inválidas as férias gozadas em períodos inferiores a 10 dias ou se divididas em 3ou mais períodos distintos. Um ponto interessante é quea empresa pode conceder as férias coletivas em um período e quitar o saldo do outro período por meio de férias individuais ao longo do ano ou seja as férias poderão ser concedidas parte como coletivas e parte individual isso é havendo escassez de produção a empresa poderá conceder 10dias de férias coletivas a seus empregados e os 20dias restantes poderão seradministrados individualmente no decorrer do ano conforme a programação anual desde que este saldo seja quitado de uma única vez. Vale lembrar quefuncionários com menos de 18 anos ou mais de50 anos de idade têm o direito de gozar as fériasde maneira integral; para eles não pode haver divisão em dois períodos.Portanto a esses empregados será assegurado o gozo integral de férias segundo a aquisição do respectivo direito: 30 24 18 ou 12 dias conforme o número de faltas injustificadas no curso do período aquisitivo respectivo. Ainda o empregado estudante menor de 18 anos de idadetem o direito de fazer coincidir suas férias com o período de suas férias escolares. Conforme estabelece o artigo 25 do Decreto nº 5.598/2005 as férias dos trabalhadores aprendizes devem coincidir preferencialmente com as férias escolares sendo vedado ao empregador fixar período diverso daquele definido no programa de aprendizagem. Lembramos que por meio da Lei nº 10.097/2000 vários dispositivos da CLT referentes à aprendizagem foram alterados. No caso das férias coletivas por ser uma opção do empregador as datas de início e término são determinadas conforme as necessidades da empresa. Inexiste na Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) previsão expressa para a data de início do período de gozo das férias. Mas tendo em vista a finalidade de proporcionar ao empregado a recuperação da capacidade física e mental entende-se que deva iniciar em dia útil a exemplo da previsão expressa em vários documentos coletivos de trabalho (acordos convenções ou sentenças normativas) caso em que o sindicato da categoria profissional respectiva deve ser consultado a respeito. Vale lembrar que de acordo com o Precedente Normativo nº 100 aprovado pela Resolução Administrativa nº 37/1992 do Tribunal Superior do Trabalho (TST) ficou estabelecido: 100 Férias Início do Período de Gozo (positivo): O início das férias coletivas ou individuais não poderá coincidir com sábado domingo feriado ou dia de compensação de repouso semanal. (Ex-PN 161) Além disso não é preciso levar em consideração o período aquisitivo de cada funcionário ao escolher o período de férias coletivas. Em outras palavras é possível que um funcionário receba férias coletivas mesmo sem ter completado o período de 12 meses a partir da data-base de sua admissão. Aos empregados contratados há menos de 12meses ou seja que não completaram ainda operíodo aquisitivode forma integral estes gozarão na oportunidade férias proporcionais ao período trabalhado. Para estes empregados o período aquisitivo de férias deverá ser alterado iniciando o novo período na data do início das férias coletivas. Aqueles que possuem períodos já completos (12 meses trabalhados ou mais) não terão o período aquisitivo alterado. Anorma celetistadispõe que as férias coletivas possam ser concedidas a todos os empregados de uma empresa a um ou alguns estabelecimentos da organização de determinada região ou ainda a determinados setores específicos. Nada impede que uma empresa conceda férias coletivas somente ao setor de produção e mantenha os demais operando normalmente. É importante destacar neste caso que todos os empregados do setor de produção saiam em férias coletivas. Nesse caso perante a Justiça do Trabalho a situação perde a validade como férias coletivas e passa a ser considerada simplesmente uma situação em que vários funcionários receberam férias individuais. Como organizar as férias coletivas? Se a sua empresa quiser oferecer férias coletivas aos funcionários no final do ano é preciso estar organizado e atento às datas já que existe um procedimento administrativo necessário para validar essa ação. É preciso completar esse procedimento com uma antecedência mínima de 15 dias em relação ao início das férias coletivassalvo se tratar deME ou EPP consoante o disposto no art. 51 inciso V daLei Complementar 123/2006; Em primeiro lugar é precisocomunicar à Delegacia Regional do Trabalho as datas de início e término estipuladas para as férias coletivas. Caso essa ação vá ser aplicada somente a uma unidade ou setor da empresa também é preciso comunicar qual será. Em segundo lugar depois de comunicar ao DRT é preciso tambéminformar formalmente o sindicato da categoria profissional sobre a concessão das férias coletivas. Em terceiro lugar é precisocomunicar aos próprios funcionários. Os meios para essa comunicação podem ser diversos incluindo e-mail intranet e redes sociais fechadas da empresa. Porém é obrigatório afixar um aviso bem visível nos murais da empresa. Além disso para a segurança da empresa é válido criar umadeclaração de ciência que deve ser assinada por todos os funcionários atestando conhecimento da data de início e término das férias coletivas. Esse processo de coletar as assinaturas também é interessante porque cria uma oportunidade para que cada funcionário fale diretamente com a equipe de RH e esclareça suas dúvidas sobre as férias coletivas. Depois de ter organizado e comunicado aos funcionários sobre as férias coletivas é importante que o setor de RH também faça a preparação do pagamento que como nas férias individuais ovalor a ser pago para o empregado a título de remuneração de férias será determinado de acordo com osalárioda época da concessão da duração do período de férias e da forma de remuneração percebida pelo empregado acrescido de 1/3 (um terço) conforme determinação do art. 7º inciso XVII da constituição tendo o empregado inclusive o direito à média de adicionais comohoras extrasadicional noturnopericulosidade comissões entre outros. Um aspecto interessante é que se a empresa optar por dividir o período de férias coletivas em duas vezes o funcionário também vai receber o bônus de 1/3 duas vezes (porém é claro proporcionalmente ao valor do salário de férias). Assim se um funcionário que recebe R$ 1500 por mês tiver férias coletivas em 2 períodos de 15 dias cada ele vai receber R$ 750 R$ 250 em cada período. 13º Salário: regras gerais Além das férias coletivas outra preocupação importante que entra na lista de obrigações legais da sua empresa para o final de ano é o pagamento do 13º salário. Trata-se de um benefício constitucional: um salário adicional por ano pago a título de gratificação de Natal. Segundo a lei nº 4.090/62 o 13º salário é direito de todos os trabalhadores urbanos rurais avulsos e domésticos. Aposentados e pensionistas do INSS também têm direito ao benefício. Para ser mais preciso o valor do 13º corresponde àsoma de 1/12 do salário de cada mês trabalhado ao longo do ano. Por esse motivo funcionários contratados depois do dia 15 dejaneiro vão receber um valor proporcional apenas aos meses trabalhados. Caso o funcionário trabalhe menos de 15 dias em seu primeiro mês de contratação devido à data de inícioadia-se o primeiro mês considerado para cálculododécimo terceiro salário. Por exemplo se o funcionário assumir seu emprego no dia 25 de março o 13º salário passa a ser computado a partir de abril. Outro detalhe importante é quecaso o funcionário exceda 15 faltas não justificadas em qualquer mês do ano ele perde o direito à fração do 13º salário referente àquele mês. Ou seja o 13ºsalário será pago proporcionalmente ao tempo de serviço do empregado prestado ao empregador considerando-se a fração de 15 dias de trabalho como mês integral. Para aqueles que recebem salário variável a qualquer título a gratificação natalina será calculada na base da soma das importâncias variáveis devidas nos meses trabalhados até o anterior àquele em que se realizar o adiantamento. Os empregados que receberem parte fixa terão o respectivo valor somado à parte variável. Ashoras extrasintegram o 13º salário conforme Enunciado do TST 45. Oadicional noturnotambém integra o 13º salário por força do Enunciado I da Súmula TST 60 e o mesmo vale para bônus e comissões. Os adicionais deinsalubridadee depericulosidadeintegram o pagamento do 13º salário uma vez que fazem parte da remuneração do empregado. Estes adicionais como são percentuais aplicados sobre valores determinados (salário-mínimoou salário-base conforme o caso) não se faz média. O 13º pode ser pago de 2 formas diferentes.A primeira delas é aparcelada. Nesse caso a empresa deve pagar a primeira parcela entre 01 de fevereiro e 30 de novembro enquanto a segunda parcela é paga até o dia 20 de dezembro. Por outro lado se a empresa preferir pode realizar o pagamento emuma parcela única até o dia 30 de novembro. Embora nós falemos desse salário como uma obrigação de final de ano na prática o setor de RH pode ter que lidar com o 13º salário em diversos momentos durante o ano. Isso acontece porqueo funcionário pode optar por um adiantamentoda primeira parcela que será paga nas suas férias. No entanto para ter esse direito o próprio funcionário precisa fazer o requerimento do adiantamento no mês de janeiro independentemente de qual será o mês de gozo das férias. Além disso se o mês de gozo for janeiro ou dezembro não pode ocorrer adiantamento. Se o funcionário solicitar um adiantamento a complementação não precisará ser paga até o dia 30 de novembro ou seja ela vir somente na data do pagamento da segunda parcela. Encargos Sociais: Na primeira parcela do 13º salário não há incidência do INSS e do IRRF. O recolhimento do INSS e IRRF será realizado na segunda parcela. OFGTSincidirá sobre o valor pago efetivamente pelo regime de competência ou seja se o pagamento da primeira parcela ocorrer em novembro o FGTS deverá ser recolhido até o prazo legal estabelecido junto com a folha de pagamento. Como é feito o cálculo do pagamento do 13º salário? Para explicar como sua empresa deve fazer o cálculo do 13º salário vamos usar o exemplo do pagamento em duas parcelas. Nesta situação a primeira parcela terá o valor de 50% do salário do mês anterior ao seu pagamento; se ela for efetuada em outubro seu valor será de 50% do salário de setembro. Enquanto isso a segunda parcela que é sempre paga em dezembro terá o valor de 50% do salário de dezembro fora os descontos. Suponha então que um funcionário cujo o salário bruto é de R$ 200000 projetando o recebimento dos avos até dezembro terá direito à 12 avos de 13º salário. Neste caso ao calcularmos a antecipação de 13º salário o mesmo irá receber 50% da remuneração ou seja R$ 100000; No pagamento da segunda parcela o valor a ser considerado é o salário de dezembro.Divida esse salário por 12 e multiplique pelo número de meses trabalhados no ano.Desse resultado subtraia os descontos referentes ao INSS e Imposto de Renda do funcionário. Voltando ao nosso exemplo: Portanto o funcionário vai receber 100% da sua remuneração: R$ 2.00000 descontando os encargos de INSS e IRRF se tiver além da primeira parcela de 100000 nesta segunda parcela do 13º salário. Então: Remuneração R$ 200000 (alíquota de 9% de INSS = 18000) = R$ 182000R$ 182000 100000 (primeira parcela de 13º) = 82000Para este contrato é devido R$ 82000 como liquido da segunda parcela; Mais uma vez vale a pena lembrar que esse é um exemplo simples e não leva em consideração casos especiais como: Funcionários que receberam um aumento de salário entre o pagamento da primeira e da segunda parcela do 13º salário; Funcionários que receberam horas extras ou comissões tornando seu salário variável mês a mês; Funcionários que começaram a trabalhar depois de janeiro ou que tiveram excesso de faltas não justificadas em algum mês do ano. Todos esses casos podem alterar o cálculo do 13º salário. Portanto é indispensável que a equipe de Recursos Humanos esteja bem preparada e atenta para esta atividade. Contar com uma boa ferramenta de gestão como umsistema de RHvoltado a tarefas de fechamento da folha de pagamento também pode agilizar muito o processo além de reduzir o risco de erros no pagamento deste benefício. Quais são as punições por não cumprimento? Para cada ação administrativa do RH existe sempre uma série de regras. Quando elas não são cumpridas gerando algum tipo de ônus para os funcionários a lei prevê a aplicação de punições. Com as férias coletivas e o pagamento do 13º salário não é diferente. Você já viu quais são os requisitos para oferecimento de férias coletivas. Quando a empresa falha em atender a esses requisitos ela fica sujeita ao pagamento de uma multa no valor de R$ 17025 por funcionário em situação irregular. Por exemplo se a sua empresa oferecer férias coletivas a um setor com 10 funcionários mas houver alguma falha no processo a multa trabalhista será equivalente a R$ 170260. Além disso ainda em relação à punição por não cumprimento das regras para férias coletivas o empregador também pode ter que pagar uma compensação aos próprios funcionários. Nesse caso o valor é odobro do salário de férias mais 1/3 determinado pela Constituição Federal. Em relação ao 13º salário o não cumprimento das determinações da lei também pode acarretar punições importantes. Em primeiro lugar no caso de a empresa passar por uma fiscalização do Ministério do Trabalhoo empregador será autuado e deverá pagar uma multa. Essa multa tem o mesmo valor daquela aplicada no caso de problemas com as férias coletivas ou seja R$ 17025 por funcionário em situação irregular. É importante observar que se o empregador não cumpre com as datas ou outros termos de pagamento do 13º salário a legislação não concede ao trabalhador qualquer direito a algum tipo de compensação excedente. Ele vai receber os valores devidos sem reajustes. Porémo funcionário prejudicado pode acionar o sindicato em busca de uma assistência jurídica e abrir um processo trabalhista contra a empresa. Além disso em alguns casos pode ser que a convenção coletiva da categoria tenha termos próprios para estabelecer compensações quando o 13º não é pago regularmente. Como você pode perceber o final de ano não é o período mais fácil para a equipe de Recursos Humanos. Entre organização das férias coletivas e pagamento do 13º salário há muito trabalho burocrático a ser feito. Um erro pode trazer graves consequências e não estamos apenas falando das consequências financeiras que estão relacionadas ao pagamento demultas trabalhistas:é importante pensar também nas consequências que esses erros podem acarretar para a relação entre os colaboradores e a empresa. Essa relação será abalada caso os colaboradores percam a confiança na competência e comprometimento da equipe de RH com a dedicação ao cumprimento de seus direitos. Zelar pela boa execução das obrigações legais da empresa seja no final de ano ou em qualquer outro período portanto é uma forma de proteger o elo entre empregados e empregador. Quer ficar por dentro de todas as novidades sobre o RH? Inscreva-se na nossanewslettere receba conteúdos atualizados e gratuitos semanalmente. 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